1. Mide el punto de partida
Cuenta cuántas veces se hace la tarea al mes y mide varios casos, incluyendo los que se complican. Multiplica ese volumen por los minutos medios y divide entre 60. Así obtienes las horas mensuales.
Si son 600 tareas de 5 minutos, hablamos de 50 horas al mes. A un coste de 22 € por hora, representan 1.100 € mensuales de capacidad de trabajo. Es un ejemplo, no una promesa de ahorro.
2. Separa los costes
- Implantación: análisis, conexión con sistemas, reglas, pruebas y puesta en marcha.
- Mantenimiento: supervisión, resolución de incidencias y adaptación a cambios.
- Consumo: uso de IA, mensajería, telefonía u otros proveedores.
- Trabajo interno: revisión de excepciones, formación y mantenimiento de los datos.
3. Calcula con tiempo realmente recuperable
No todo el tiempo manual desaparece. Estima qué parte puede automatizarse después de descontar revisiones y tareas nuevas. Resta al valor de ese tiempo el coste recurrente.
Si el valor neto mensual es positivo, divide la inversión inicial entre ese importe para estimar los meses de recuperación. Si es cero o negativo, esas hipótesis no recuperan la inversión. Liberar capacidad tampoco significa que baje la nómina.
4. Pide un presupuesto que puedas evaluar
En Klarvai esto se concreta en el diagnóstico. No recomendamos ampliar hasta comprobar el primer proceso.
- Qué incluye el proceso y qué queda fuera.
- Qué conexiones y permisos se han validado.
- Cómo se gestionan errores, reintentos y duplicados.
- Qué se medirá en el piloto y quién lo aprueba.
- Costes iniciales y recurrentes separados, con límites de uso.