Automatizar la administración de tu empresa
La administración es donde primero se nota una automatización: mucho volumen, reglas claras y documentos que siempre traen los mismos datos. Leemos con IA las facturas y los albaranes que te llegan, cuadramos el banco con lo facturado, perseguimos los cobros vencidos y dejamos cada documento registrado en el programa que ya usas. Tu equipo pasa de teclear a decidir sobre las excepciones.
Señales de que te hace falta
- Alguien dedica varias horas a la semana a pasar facturas al programa de contabilidad.
- El cierre de mes se va en cuadrar el extracto del banco con lo facturado.
- Se reclama una factura vencida cuando alguien se acuerda, no cuando toca.
Administración
7 automatizaciones en esta área
Facturas y albaranes
Deja de teclear documentos de proveedores: se leen, se comprueban y se registran solos.
- Entra
- Facturas y albaranes en PDF o foto, por correo o en una carpeta compartida.
- Qué hace
- La IA extrae proveedor, fechas, líneas, bases e impuestos, y los compara con el pedido y con el albarán.
- Sale
- Registro en tu programa de contabilidad o ERP, con el documento adjunto y el asiento propuesto.
- Revisión humana
- Las que tienen diferencias o pasan del importe que definas.
- Se conecta con
- Tu correo, carpetas compartidas, programa de contabilidad o ERP.
- Resultado
- Entre el 80 % y el 90 % de las facturas procesadas sin intervención manual.
- Ejemplo
- Una empresa recibe 600 facturas al mes. El sistema procesa automáticamente las correctas y administración solo revisa unas 43 excepciones.
Clasificación del correo
Cada correo de un buzón compartido llega a quien toca, con los datos extraídos y una respuesta propuesta.
- Entra
- Lo que llega a buzones compartidos como info@, pedidos@ o soporte@.
- Qué hace
- La IA detecta el motivo y la urgencia, extrae los datos del cuerpo y de los adjuntos, y propone una respuesta.
- Sale
- Correo etiquetado y asignado a la persona o al departamento correcto, con el borrador listo.
- Revisión humana
- Los borradores antes de enviarse, hasta que confíes en ellos.
- Se conecta con
- Gmail u Outlook, tu CRM o tu herramienta de incidencias.
- Resultado
- El buzón compartido deja de ser un cuello de botella: nada espera a que alguien lo reparta.
- Ejemplo
- Un buzón con 120 correos diarios se reparte solo entre pedidos, consultas, facturas y urgencias, y cada responsable abre su bandeja ya ordenada.
Gastos y tickets
Los tickets del equipo se digitalizan, se clasifican y quedan listos para contabilizar y deducir.
- Entra
- Fotos de tickets, facturas simplificadas y movimientos de tarjeta enviados por el equipo.
- Qué hace
- Lee importe, fecha, proveedor e IVA, asigna categoría y centro de coste, y detecta duplicados y gastos fuera de política.
- Sale
- Gasto registrado y listo para liquidar, con el justificante guardado y vinculado.
- Revisión humana
- Los gastos que superan el límite o no cumplen la política interna.
- Se conecta con
- Móvil del equipo, correo, bancos y tarjetas, contabilidad y nóminas.
- Resultado
- Cierres de mes sin perseguir tickets y sin IVA que se queda sin deducir.
- Ejemplo
- Un equipo comercial de 12 personas deja de rellenar la hoja de gastos: fotografían el ticket y el sistema hace el resto.
Cobros y recordatorios de pago
Las facturas vencidas se reclaman solas y sabes en todo momento qué falta por cobrar.
- Entra
- Facturas emitidas, vencimientos y movimientos del banco.
- Qué hace
- Cruza cobros con facturas, detecta impagos y envía recordatorios escalonados con el tono que elijas.
- Sale
- Una lista clara de pendientes, los recordatorios enviados y menos facturas olvidadas.
- Revisión humana
- Tú decides el tono, los plazos y cuándo interviene una persona.
- Se conecta con
- Tu programa de facturación, el extracto del banco y tu correo.
- Resultado
- Días de cobro más cortos porque ninguna factura vencida se queda sin reclamar.
- Ejemplo
- Una empresa con 300 facturas al mes pasa de reclamar cuando alguien se acuerda a tener avisos automáticos a los 3, 15 y 30 días.
Conciliación y control financiero
El flujo financiero completo: qué se ha pagado, qué está pendiente y qué no cuadra, sin cuadrar nada a mano.
- Entra
- Facturas emitidas y recibidas, pedidos, movimientos bancarios y asientos de contabilidad.
- Qué hace
- Empareja cada movimiento del banco con su factura y su pedido, detecta pagos parciales, duplicados y diferencias, y explica por qué no cuadran.
- Sale
- Conciliación hecha, un listado de excepciones con su motivo y un informe de tesorería al día.
- Revisión humana
- Solo las diferencias: el resto se concilia sin que nadie lo toque.
- Se conecta con
- Banco (PSD2 o norma 43), facturación, ERP, contabilidad y hojas de cálculo.
- Resultado
- La mayoría de los movimientos se concilian automáticamente y el cierre mensual deja de ser una semana de trabajo.
- Ejemplo
- Una distribuidora con 900 movimientos bancarios al mes recibe cada mañana la conciliación hecha y una lista de 20 casos a decidir.
Contratos y documentos
Contratos, pólizas y anexos leídos, archivados y vigilados, con sus fechas clave controladas.
- Entra
- Contratos firmados, pólizas, anexos y renovaciones que llegan por correo o por firma electrónica.
- Qué hace
- Extrae partes, importes, vigencia, plazos de preaviso y cláusulas sensibles, y archiva cada documento donde toca.
- Sale
- Expediente ordenado, resumen del contrato y avisos antes de cada vencimiento o renovación.
- Revisión humana
- Las cláusulas marcadas como sensibles y cualquier dato que el sistema no lea con seguridad.
- Se conecta con
- Firma electrónica, Google Drive o SharePoint, CRM y calendario.
- Resultado
- Ninguna renovación automática te pilla por sorpresa y encontrar un contrato deja de ser una búsqueda.
- Ejemplo
- Una empresa con 400 contratos de mantenimiento recibe un aviso 45 días antes de cada preaviso, con el apartado exacto citado.
Aprobaciones internas
Pedidos, gastos y descuentos que siguen su camino de aprobación sin cadenas de correos.
- Entra
- Una solicitud de compra, un gasto, un descuento o unos días de vacaciones.
- Qué hace
- Aplica tus reglas de importe y jerarquía, reúne la información que falta y pide la aprobación a quien corresponde.
- Sale
- Decisión registrada con su justificación, y el proceso siguiente lanzado automáticamente.
- Revisión humana
- La decisión siempre es de una persona: la automatización solo prepara y encamina.
- Se conecta con
- Correo, Slack o Teams, ERP y tus hojas de cálculo.
- Resultado
- Aprobaciones en horas en lugar de días, y trazabilidad de quién aprobó qué y cuándo.
- Ejemplo
- Una compra de 4.000 € llega directamente a dirección con el histórico del proveedor y tres presupuestos comparados.
Los resultados y los ejemplos son estimaciones ilustrativas. El objetivo concreto de tu proceso lo fijamos después del diagnóstico, por escrito.
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Cuéntanos cuál te quita más tiempo. En una llamada corta vemos si tiene sentido automatizarlo y, si lo tiene, te mandamos el diagnóstico con el alcance y el presupuesto por escrito.
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