Automatización para academias y centros de formación
Una academia vive de dos momentos: el contacto que pregunta por un curso y la matrícula que se cierra. Entre medias hay horas de responder lo mismo, perseguir a quien no contesta y pasar datos de un formulario a una hoja y de la hoja al programa. Automatizamos esa cadena para que cada interesado reciba respuesta en minutos y ningún cobro se quede atrás.
Señales de que te hace falta
- Quien pregunta por un curso un viernes por la tarde no recibe respuesta hasta el lunes.
- La lista de interesados vive en una hoja de cálculo que mantiene una sola persona.
- Los recibos devueltos se detectan semanas después, cuando alguien repasa el banco.
Qué automatizamos en este sector
Los procesos del catálogo que más se repiten aquí. Cada ficha enlaza con el detalle completo.
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Captación y cualificación de leads
Cada contacto que entra se cualifica, se registra y acaba en una reunión o en una tarea concreta.
- Entra
- Formularios de la web, WhatsApp, Meta Ads, Google Ads, campañas de email, llamadas y ferias.
- Sale
- Cita reservada en la agenda del comercial o tarea preparada con todo el contexto.
Resultado: Respuesta en minutos a cualquier hora, que es lo que más mueve la conversión de un lead.
Ver la ficha completa : Captación y cualificación de leads -
Atención en web y WhatsApp
Un asistente que responde con la información de tu empresa y reserva, a cualquier hora.
- Entra
- Preguntas de clientes en el chat de la web o por WhatsApp.
- Sale
- Respuesta al momento, cita reservada o consulta derivada a una persona con toda la conversación.
Resultado: La mayoría de las preguntas repetidas se resuelven sin interrumpir a nadie del equipo.
Ver la ficha completa : Atención en web y WhatsApp -
Cobros y recordatorios de pago
Las facturas vencidas se reclaman solas y sabes en todo momento qué falta por cobrar.
- Entra
- Facturas emitidas, vencimientos y movimientos del banco.
- Sale
- Una lista clara de pendientes, los recordatorios enviados y menos facturas olvidadas.
Resultado: Días de cobro más cortos porque ninguna factura vencida se queda sin reclamar.
Ver la ficha completa : Cobros y recordatorios de pago -
Onboarding de clientes
Cuando entra un cliente nuevo, todo lo que hay que hacer se hace, en el orden correcto.
- Entra
- Un presupuesto aceptado o un contrato firmado.
- Sale
- Cliente dado de alta, documentación recogida y equipo avisado, con el checklist cerrado.
Resultado: Arranques más rápidos y una primera impresión que no depende de quién esté ese día.
Ver la ficha completa : Onboarding de clientes
Un escenario típico
Escenario de ejemplo, no un cliente: una academia de idiomas con varios grupos por trimestre.
- Situación
- Los interesados llegan por la web, Instagram y WhatsApp. Se les contesta cuando se puede, se les apunta en una hoja y las plazas se confirman por teléfono una a una.
- Qué montamos
- Cada contacto entra en el CRM, recibe en el momento la información del curso y las plazas disponibles, y se le propone una prueba de nivel. Quien no contesta recibe un seguimiento automático. La matrícula genera el alta y el primer recibo.
- Qué cambia
- Se responde a todos el mismo día, la hoja desaparece y el equipo dedica el tiempo a las llamadas que sí cierran una matrícula.
Lo que nos preguntan en este sector
- ¿Puede la IA contestar dudas sobre cursos, horarios y precios?
- Sí, con tu información y solo con ella. Le damos el catálogo de cursos, los horarios y las condiciones, y responde citando esa fuente. Lo que no sabe, lo pasa a una persona en vez de inventarlo.
- Somos pequeños. ¿Tiene sentido para nosotros?
- Si cada semana se repiten las mismas tareas con reglas claras, sí. Empezamos por un solo proceso, normalmente la respuesta a interesados, y medimos antes de ampliar.
¿Te suena alguna de estas situaciones?
Cuéntanos la que más tiempo os quita. El diagnóstico es gratuito y por escrito, con alcance y precio cerrados. Si no sale a cuenta automatizarlo, te lo decimos.
Los escenarios son ejemplos tipo, no clientes. El objetivo concreto de tu proceso lo fijamos tras el diagnóstico, por escrito.