1. Reúne una muestra que incluya problemas
Incluye proveedores habituales, varios tipos de impuestos, abonos, facturas de varias páginas y documentos de poca calidad. Añade casos duplicados o reenviados. Una prueba con una sola factura limpia no representa el trabajo real.
2. Define los datos y las reglas
- Proveedor, número de factura, fecha y moneda.
- Bases, impuestos, totales y comprobaciones de importes.
- Referencias de pedido o albarán si se necesitan.
- Reglas de duplicado y umbrales de aprobación.
- Qué ocurre con campos vacíos o datos que no cuadran.
3. Distingue extracción de validación
Un OCR reconoce texto; un modelo puede ayudar a interpretar formatos. Ninguno de los dos sustituye la comprobación contra tus reglas y tus datos.
Un documento con un total incoherente debe quedar pendiente, con el motivo visible. Decidir que un dato es dudoso también es parte del proceso.
4. Prueba la escritura en tu programa
Antes de registrar en producción, prueba la conexión con permisos acotados y registros de ensayo. Comprueba qué pasa si un envío falla y se reintenta: una factura no debería registrarse dos veces.
El documento original, los datos extraídos, los cambios y la decisión final deben poder relacionarse. Define quién puede revisar y aprobar.
5. Evalúa el piloto
Compara tiempo por documento, errores detectados y proporción de excepciones con la situación inicial. Las métricas salen de tus documentos y del piloto, no de una cifra estándar.