Automatización para despachos, asesorías y gestorías
En un despacho el cuello de botella es el documento: llega por correo, hay que identificar de qué cliente es, qué pide, dónde archivarlo y qué hacer con él. Leemos con IA lo que entra, lo clasificamos por cliente y asunto, extraemos los datos que hay que teclear y dejamos cada cosa en su sitio, con la búsqueda en expedientes resuelta en segundos.
Señales de que te hace falta
- Cada mañana alguien abre el buzón y reparte correos y adjuntos a mano.
- Las facturas de los clientes se teclean una a una en el programa contable.
- Encontrar una cláusula o un documento de hace dos años lleva más tiempo que redactarlo.
Qué automatizamos en este sector
Los procesos del catálogo que más se repiten aquí. Cada ficha enlaza con el detalle completo.
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Clasificación del correo
Cada correo de un buzón compartido llega a quien toca, con los datos extraídos y una respuesta propuesta.
- Entra
- Lo que llega a buzones compartidos como info@, pedidos@ o soporte@.
- Sale
- Correo etiquetado y asignado a la persona o al departamento correcto, con el borrador listo.
Resultado: El buzón compartido deja de ser un cuello de botella: nada espera a que alguien lo reparta.
Ver la ficha completa : Clasificación del correo -
Facturas y albaranes
Deja de teclear documentos de proveedores: se leen, se comprueban y se registran solos.
- Entra
- Facturas y albaranes en PDF o foto, por correo o en una carpeta compartida.
- Sale
- Registro en tu programa de contabilidad o ERP, con el documento adjunto y el asiento propuesto.
Resultado: Entre el 80 % y el 90 % de las facturas procesadas sin intervención manual.
Ver la ficha completa : Facturas y albaranes -
Búsqueda documental inteligente
Buscar por lo que dice un documento, no por cómo se llama el archivo.
- Entra
- Todo lo que tengáis guardado: PDFs, Word, Excel, correos, escaneos y actas.
- Sale
- Los documentos relevantes ordenados, con el fragmento que responde ya marcado.
Resultado: Se recuperan las horas que hoy se van buscando un documento que se sabe que existe.
Ver la ficha completa : Búsqueda documental inteligente -
Contratos y documentos
Contratos, pólizas y anexos leídos, archivados y vigilados, con sus fechas clave controladas.
- Entra
- Contratos firmados, pólizas, anexos y renovaciones que llegan por correo o por firma electrónica.
- Sale
- Expediente ordenado, resumen del contrato y avisos antes de cada vencimiento o renovación.
Resultado: Ninguna renovación automática te pilla por sorpresa y encontrar un contrato deja de ser una búsqueda.
Ver la ficha completa : Contratos y documentos
Un escenario típico
Escenario de ejemplo, no un cliente: una gestoría que lleva la contabilidad de un centenar de pymes.
- Situación
- Los clientes envían facturas y documentos por correo y WhatsApp sin orden. El equipo los identifica, los renombra, los archiva y teclea los apuntes. El cierre trimestral se come dos semanas.
- Qué montamos
- Un flujo que lee cada documento, lo asigna al cliente, extrae los datos contables y los deja preparados en el programa para validar. Un asistente interno busca en los expedientes y responde citando el documento.
- Qué cambia
- El equipo valida en lugar de teclear, el archivo está siempre ordenado y las dudas sobre un expediente se resuelven sin abrir carpetas.
Lo que nos preguntan en este sector
- ¿Y la confidencialidad de los expedientes?
- Cada persona del despacho ve solo lo que ya podía ver: el asistente respeta los permisos que tengáis en vuestras carpetas. Trabajamos con proveedores que cumplen el RGPD y dejamos por escrito qué datos se tratan y dónde se guardan.
- ¿Se integra con el programa contable que usamos?
- Sí, ese es el punto de partida. Con los más habituales nos conectamos por API; cuando no la hay, generamos la importación en el formato que el programa acepta.
¿Te suena alguna de estas situaciones?
Cuéntanos la que más tiempo os quita. El diagnóstico es gratuito y por escrito, con alcance y precio cerrados. Si no sale a cuenta automatizarlo, te lo decimos.
Los escenarios son ejemplos tipo, no clientes. El objetivo concreto de tu proceso lo fijamos tras el diagnóstico, por escrito.